Kilka ostatnich lat całkowicie przedefiniowały pojęcie przedsiębiorczości. Prowadzenie firmy kojarzyło się wcześniej z zatrudnianiem pracowników i prowadzeniem rozległego biznesu. Zmiany na rynku pracy zmieniły to wyobrażenie. Coraz częściej umowa B2B jest preferowaną formą współpracy dla dużych spółek. Co więcej, wielu freelancerów i wykwalifikowanych specjalistów woli prowadzić własną działalność i wystawiać swojemu pracodawcy faktury, zamiast pracować dla niego na etacie. Czy to się rzeczywiście opłaca? Podsumujmy koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Nie daj się oszukać
Przede wszystkim ważne ostrzeżenie. W artykule piszemy o jednoosobowej działalności gospodarczej, a jej zakładanie jest całkowicie darmowe. Jednak z momentem wpisania jej do CEIDG podawany przy rejestracji adres e-mail staje się dostępny w internecie. Wykorzystują to rozmaici oszuści – wysyłając fikcyjne faktury np. za wpisanie Twojej firmy to oficjalnie brzmiącego rejestru – który może nawet nie istnieć, a na pewno nie jest wymagany przy prowadzeniu własnej działalności. Nie daj się nabrać!
Zadbaj o formalności
Założenie własnej działalności jest darmowe – o tym już wiesz. Nie możesz jednak zaniedbać żadnej z formalności. Firmę rejestrujesz na wniosku CEIDG-1. Możesz to zrobić przez internet, a złożenie wniosku jest bezpłatne. Twoja firma zazwyczaj zostaje otwarta jeszcze tego samego dnia, w którym złożysz wniosek. Jeśli zdecydujesz się na zostanie płatnikiem vat (lub Twoja firma będzie świadczyła usługi, w przypadku których jest to konieczne), to do właściwego urzędu skarbowego musisz złożyć formularz VAT-R. Również to załatwisz elektronicznie, nie ponosząc żadnych kosztów. VAT-R warto złożyć zaraz po wypełnieniu formularza CEIDG-1. W terminie 7 dni od rejestracji działalności musisz również zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych siebie i ewentualnych pracowników – na podstawie tego zgłoszenia Twoja firma będzie odprowadzała składki na Wasze ubezpieczenia. To wszystko, co absolutnie musisz zrobić. Od tej chwili musisz pamiętać o odprowadzaniu podatków dochodowych (lub musi o tym pamiętać Twoja księgowość) oraz o płaceniu składek na ubezpieczenie. Przez pierwsze 2,5 roku (zakładając, że to Twoja pierwsza działalność) są one dla Ciebie niższe i wynoszą ok 650 zł miesięcznie.
Prowadzenie księgowości
Tutaj zaczynają się koszty. Jeśli zakładasz działalność jako formę rozliczania się ze swoim pracodawcą, to prawdopodobnie nie potrzebujesz usług profesjonalnych księgowych – rocznie wystawisz 12 faktur, wrzucisz sobie w koszty kilka kolejnych – ze wszystkim można sobie poradzić samodzielnie. Zwłaszcza, że departament HR lub księgowości w firmie, dla której pracujesz na pewno Ci w tym pomoże. Jeśli jednak będziesz świadczył swoje usługi dla kilku podmiotów, warto zastanowić się nad powierzeniem swoich rozliczeń w dobre ręce. Miesięczny koszt obsługi jednoosobowej działalności to od 150 do 400 zł. netto. Zazwyczaj mniejsze biura księgowe działające w mniejszych miastach mają niższe stawki, a ogólnopolskie molochy wyższe. Prowadzenie księgowo takiej działalności nie jest trudne, każdy certyfikowany księgowy spokojnie sobie z tym poradzi. Warto również założyć rachunek firmowy – jego prowadzenie jest zazwyczaj bezpłatne.
Urządzenie biura
Urządzenie biura to szerokie pojęcie – chodzi jednak o przygotowanie swojego stanowiska pracy. Zakładając, że nie masz prywatnie takiego wyposażenia, to absolutnym minimum będzie kupno przenośnego komputera i telefonu komórkowego, oraz abonamentu ze sporym pakietem gigabajtów do wykorzystania. Jeśli praca na tym sprzęcie nie ma być męką, to rozsądnie trzeba liczyć ok 8 000 zł na oba urządzenia. Pandemia sprawiła, że sporo pracy wykonujemy z domów – musimy więc być pewni, że mamy stabilny dostęp do sieci. Niektóre firmy wymagają używania pieczątki, na wspólnie podpisywanych dokumentach – to jednak niewielki koszt – ok 30 zł. Profesjonalny fotel biurowy (lub gamingowy – są zadziwiająco dobrym substytutem) kosztuje ok 1000 zł, ale to inwestycja, której nigdy nie pożałujesz. Siedzenie kilka godzin dziennie na krześle lub kanapie może się wydawać wygodną opcją, ale jest bardzo szkodliwa dla kręgosłupa. Początkowe koszty wydają się wysokie, dlatego w pierwszym miesiącu działania warto poszukać pożyczki online, która pomoże sfinansować wyposażenie biura – a którą łatwo będzie spłacić po wystawieniu pierwszych faktur. Dodatkowe warte rozważenia zakupy, to zaprojektowanie strony internetowej dla nowej firmy – od 500 do 1500 zł za prostą stronę z kilkoma zakładkami lub nawet wynajęcie przestrzeni biurowej w przestrzeni co-workingowej. W ten sposób łatwiej będzie rozdzielić życie prywatne od zawodowego. Koszt za takie biurko we wspólnym biurze zaczynają się od 400 zł netto miesięcznie.